Spendenverwaltung leicht gemacht

Ein umfassender Ratgeber zum Thema Spendenverwaltung - FundraisingBox

Wer erfolgreich Spenden sammelt, muss sich auch mit deren Verwaltung beschäftigen. Immerhin ist das Spendenmanagement die Basis für weitere Fundraising-Aktivitäten, Statistikerstellung und Spenderbetreuung. Datenbanken, Kontoauszüge, Datenschutzvorgaben und viele andere, klobig klingende Wörter lassen den Eindruck entstehen, dass die Verwaltung von Spenden zeitraubend, trocken und anstrengend sei. Wie Sie Ihre Spenden dennoch unkompliziert, einfach und flexibel verwalten, verraten wir Ihnen in diesem Ratgeber.

Worum geht es bei der Spendenverwaltung?

Wenn Sie eine Spende erhalten, bekommen Sie damit auch wichtige Daten, um den Spender angemessen zu bedanken, die weitere persönliche Betreuung und damit auch eine höhere Spenderbindung zu ermöglichen. Name, Adressdaten, Geburtstag, Kontakt- und gegebenenfalls auch Bankdaten möchten sorgfältig administriert werden. Nur so können Sie sicher gehen, dass Sie Ihre Zielgruppen punktgenau bestimmen können und zukünftiges Fundraising erfolgreich ist. Denn beim Spenden zählt nicht nur die wohltätige Arbeit, die Ihre Organisation leistet, sondern auch das Vertrauen der Menschen zu Ihnen. Verwalten Sie Ihre Spenderdaten gewissenhaft und zeitnah, ist es Ihnen auch möglich, rasch und persönlich auf den Spender einzugehen und ein vertrauenswürdiges und gut organisiertes Bild zu vermitteln. Nicht zuletzt machen Sie sich selbst das Leben leichter, wenn Sie wichtige Informationen ordentlich zusammengefasst mit wenigen Klicks abrufen können, ohne langwierig Excel-Dateien zu bearbeiten oder Karteikarten zu sortieren. Wir von FundraisingBox wissen, worauf es bei der Spendenverwaltung ankommt und haben dieses Know-how in unserer Software in die Praxis umgesetzt.

Welche Funktionen braucht eine effiziente Spendenverwaltungs-Software?

Die Administration von Spenden ist ein komplexer Prozess, und je mehr Erfolg Sie mit Ihrem Fundraising haben, desto komplexer wird er. Denn dann fließen viele Daten aus unterschiedlichen Quellen, wie z.B. Kontoauszügen, E-Mails, Spendenformularen, Newsletterlisten, Briefen oder auch Telefonaten bei Ihnen zusammen. Sie müssen genau und gewissenhaft erfasst werden, damit Sie sie effizient verwenden und für Ihre Aktivitäten nutzen können. Zum Glück sind die Zeiten des händischen Listenführens und Papierstapelns vorbei: Mit den richtigen Tools und Lösungen lassen sich Fehler vermeiden und wichtige Zeit sparen. Doch wie sollten diese Werkzeuge aussehen und welche Funktionen sollten sie haben?

Ordnung in die Vielfalt bringen

Erfolgreiches Fundraising beinhaltet viele verschiedene Spendenkanäle und –möglichkeiten. Daher muss eine praxisnahe Softwarelösung all diese Kanäle integrieren und zusammenführen können: Einzelspenden, regelmäßige Spenden, Spendenaktionen, Patenschaften und Fundraisingkampagnen. Je komplexer und umfangreicher Ihre Fundraisingmaßnahmen sind, desto wichtiger wird auch die Vergabe von Kennzahlen und Codes, um Zuordnungen zu erleichtern. Die FundraisingBox ermöglicht all das und zeigt Ihnen alle relevanten Informationen in übersichtlichen Grafiken und informativen Detailansichten an. Sie können Ihre Spenderdaten nach vielen Kriterien sortieren: u.a. nach Zeitpunkt der Spende, Betrag, Buchungs- und Transaktionsnummern, Projekt, Quelle, Dauer- oder Einzelspenden und natürlich auch nach konkreten Spendern. Außerdem können Sie unkompliziert Statistiken erstellen und damit stets den Überblick behalten.

Exportieren Sie Daten in wenigen Schritten

Ein wichtiger Teil der Verwaltung von Spenden mit externer Software ist natürlich die Kompatibilität mit eigenen Systemen und Datenbanken. Daher ist es wichtig, eine einfach zu bedienende und flexible Export-Funktion zu haben. Damit ist es ein Kinderspiel, neue Spender zu erfassen und die Spenden bestehender Unterstützer mittels CSV- oder Excel-Dateien in Ihre Datenbank zu importieren. Dubletten, die durch Falscheingabe oder geänderte Daten des Unterstützers entstehen können, können vor dem Export unkompliziert bereinigt und zusammengelegt werden. Das alles ist in der FundraisingBox leicht verständlich und benutzerfreundlich umgesetzt.

Spendenmanagement ist der Grundstein für gute Betreuung

Spender haben Fragen, die sie professionell und rasch beantwortet haben möchten. Das gibt ihnen das gute Gefühl, dass ihr Geld in vertrauenswürdigen Händen ist und lässt eine Bindung zwischen Organisation und Spender wachsen. Eine übersichtliche Spenden- und Spenderverwaltung zeigt Ihnen auf einen Klick alle Spenderdaten, die Spendenhistorie und zugehörige Formulare auf einen Blick. So wissen Sie immer, mit wem Sie es gerade zu tun haben, können unkompliziert Spendenbestätigungen erstellen und Ihrem Spender sämtliche Informationen geben, die er benötigt. Durch ein flexibel gestaltbares Spendenformular erheben Sie alle Daten, die Sie brauchen. Das erleichtert auch die Durchführung von Fundraising-Aktivitäten wie Direct Mailings oder Telefundraising, die eine ordentliche Datenlage und -selektion benötigen.

Individuelle Möglichkeiten

Ihre Unterstützer möchten etwas Gutes tun und dafür auch geschätzt werden. Mit steifen Allgemeinposten und unpersönlichen Ansprachen fühlt sich niemand anständig betreut. Nicht zuletzt ist der Spendenmarkt ein Markt, wie jeder andere – daher sollten Sie sich von Ihren Mitbewerbern auch deutlich abheben und Ihre Kompetenzen und Aktivitäten in einem ansprechenden Licht erscheinen lassen. Die FundraisingBox bietet viele Funktionen, um sowohl Ihre Organisation so individuell darzustellen, wie sie ist, als auch Ihre Unterstützer ganz persönlich ansprechen zu können. Das einfach einzubettende Spendenformular kann ebenso frei gestaltet werden wie die automatisierten E-Mail-Antworten an Ihre Spender – und das alles einfach verknüpft mit Ihrer Spender- und Spendenverwaltung. So sparen Sie wertvolle Zeit und haben den Kopf frei für andere Dinge. Auch eigene Spendenaktionen können von Ihren Unterstützern angelegt und individuell gestaltet werden. So werden Spender zu Multiplikatoren für Ihre Sache in deren Umfeld.

Vielfältige Zahlungsmöglichkeiten

Spender haben unterschiedliche Vorlieben, was die Zahlungsmöglichkeiten angeht. Während manche gerne klassische Wege wie die SEPA-Überweisung oder die Kreditkarte wählen, bevorzugen andere neue Lösungen wie Klarna, Paypal oder sogar Bitcoin. All diese unterschiedlichen Wege verlangen nach unterschiedlicher Verwaltung und können schnell für Chaos sorgen. Die FundraisingBox führt sie alle zusammen und erleichtert deren Verwaltung durch übersichtliche und leicht zu bedienende Sortierung. Denn als Organisation sollten Sie so flexibel sein wie Ihre Unterstützer. Deswegen bietet die FundraisingBox auch die Möglichkeit, neue Spender händisch anzulegen. Das ist praktisch, da Sie so die Daten von Offline- und Online-Spendern gemeinsam erfassen und verwalten können.

Datenschutz und Transparenz

Als spendensammelnde Organisation vertrauen Menschen Ihnen nicht nur ihr Geld, sondern auch ihre Daten an. Sie hantieren beim Management von Spenden mit sensiblen Informationen wie zum Beispiel Bankdaten, weshalb Sie damit sorgfältig und sicher umgehen sollten. Alle involvierten Schritte bei der Spendenabwicklung – online, aber auch offline – müssen garantieren, dass die Daten nicht in falsche Hände geraten. Hier nachlässig zu sein gefährdet nicht nur Ihre Unterstützer, sondern spätestens seit der Einführung der europäischen Datenschutzgrundverordnung mit ihren empfindlichen Strafen auch Ihre Organisation. Die FundraisingBox erfüllt alle Sicherheits- und Datenschutzkriterien, damit Sie und Ihre Spender ganz beruhigt sein können.

Zeit ist Geld – fangen Sie an zu sparen!

Ohne sorgfältige Administration Ihrer Spenden werden Sie nicht lange bestehen können. Sie ist das A und O von personalisiertem, zielgruppengerechtem und professionellem Fundraising. In einer Zeit, in der es vielfältige Unterstützungs- und Spendenmöglichkeiten gibt, erfordert es auch ein durchdachtes und effizientes Spendenmanagement. Dieses spart Ihnen Zeit und Arbeit, die Sie besser einsetzen, um Ihre gemeinnützigen Ziele zu erreichen. Wägen Sie daher gut ab, mit welchen Arbeitswerkzeugen Sie in Zukunft alle Ihre Bedürfnisse – und die Ihrer Spender – am Besten befriedigen können.

 

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